Как выбрать онлайн кассу

Выбор онлайн-кассы способен запутать кого угодно. Десятки моделей и производителей, море интернет-магазинов и каждый обещает вам «ту самую» кассу. Хорошо, если вы не новичок в бизнесе и легко можете сориентироваться в многообразии контрольно-кассовой техники. А что делать предпринимателю, покупающему свой первый кассовый аппарат?

Понятно, что онлайн-касса для таксиста будет кардинально отличаться от той, что стоит в супермаркете. Или касса для торгового автомата от той, что пробивает чеки в небольшом магазинчике «у дома». Поэтому мы разработали для вас удобный классификатор онлайн-ККТ, распределив кассовые аппараты по группам. В каждой группе есть примеры конкретных моделей устройств и их краткие характеристики. Итак, поехали.

Какие бывают онлайн-кассы

Все кассовые аппараты можно разделить на четыре большие группы. Это стационарные онлайн-кассы, мобильные кассы и кассы для вендинговых автоматов и онлайн-кассы для интернет-магазинов. Их отличает конструкция, способ установки, тип электропитания и выхода в сеть интернет.

1. Стационарные кассовые аппараты предназначены для постоянного использования на одном рабочем месте. Такие устройства стоят в магазинах и супермаркетах, салонах красоты и офисах продаж.
2. Мобильные, или переносные онлайн-кассы. Нужны в службах такси, курьерской доставки, выездной торговли или при оказании услуг на месте.
3. Онлайн-кассы для вендинговых автоматов устанавливаются внутри устройств по продаже кофе, напитков, чипсов, шоколада и другой продукции.
4. Онлайн-кассы для интернет-магазинов.

Контрольно-кассовая техника для интернет-магазинов стоит немного особняком от остальных. Теоретически для дистанционной торговли можно применять любую стационарную кассу. Но делать это можно до тех пор, пока количество заказов не превышает несколько штук в день и есть возможность пробивать и отправлять чеки вручную. Когда заказов сотни, это становится невозможным и понадобится автоматическая касса, работающая на облачных технологиях.

Остановимся подробно на каждой группе.

Стационарные онлайн-кассы

Самая многочисленная группа онлайн-ККТ. Такие устройства требуют наличия обустроенного рабочего места продавца-кассира. Аппарат всегда стоит на этом месте и редко куда-то переезжает — разве что из одного магазина в другой. Касса питается от электрической розетки, иногда имеет встроенный аккумулятор на случай отключения электроэнергии. Его хватает на пару часов работы.

К интернету такие кассы подключаются по проводной сети или с помощью Wi-Fi, но большинство имеет и разъем для установки сим-карты для связи с сетью через мобильного оператора. Размеры и вес стационарного кассового аппарат нередко сопоставимы с параметрами полноценного персонального компьютера, особенно когда речь идет о больших супермаркетах или магазинах электроники.

Кассовые аппараты для постоянного использования на одном рабочем месте тоже можно поделить на три группы:

1. POS-системы. Это целый комплекс устройств. Он включает в себя фискальный регистратор, клавиатуру, монитор и системный блок. Дополнительно могут подключаться торговые весы, терминалы для оплаты товара пластиковой картой, сканеры штрих кода, устройства для работы со скидочными картами и многое другое. Применение POS-системы оправдано, когда количество товаров, внесенных в его базу, исчисляется сотнями или даже тысячами. Устройство позволяет проводить огромное количество покупок за одну рабочую смену, печатать километры кассовых чеков — и все это быстро и удобно. Средняя стоимость такой системы составляет 50 тысяч рублей — и это без подключения, настроек и договора на обслуживание. Поэтому покупать продвинутый аппарат для небольшого магазина одежды и печатать десяток чеков в день — все равно, что палить из крупнокалиберной пушки по воробьям. Можно, но бессмысленно — затраты будут неоправданы.

Примеры ПОС-систем:

• АТОЛ Ритейл 54. 10-дюймовый монитор, операционная система Windows, кассовое программное обеспечение входит в стоимость. Цена решения — от 39 тысяч рублей;

• АТОЛ Ритейл ЕГАИС Lite. 10-дюймовый монитор, операционная система Windows, кассовое программное обеспечение входит в стоимость. Работает с системой учета алкоголя ЕГАИС. Цена — 40 тысяч рублей;

• POS-система FORPOST супермаркет 8. Монитор 8 дюймов, кассовое программное обеспечение в комплекте. Цена — от 84 тысяч рублей.

2. Смарт-терминалы. Веяние последнего времени. Смарт-терминалы приобрели огромную популярность именно с появлением онлайн-касс. Это эдакое устройство 3 в 1 — фискальный регистратор, планшет и принтер кассовых чеков. Очень удобен, занимает немного места, а работать на нем может научиться даже медведь из цирка. Идеально подходит для маленького магазина или салона. При желании также можно сконнектить смарт-терминал с весами, сканерами и прочими устройствами. Стоят терминалы в среднем в два-два с половиной раза дешевле POS-систем — около 20-25 тысяч рублей, в зависимости от производителя. Почему же смарт-терминалы не используют в крупных супермаркетах? Все просто — совершенно не та скорость работы. Даже при оптимально поставленном процессе продажа займет в два-три раза больше времени, чем на ПОС-системе. Поэтому для потока такие устройства подходят скорее условно. Даже рулончики с кассовой лентой у ПОС-систем и смарт-терминалов отличаются — у первой он размером с рулон туалетной бумаги, у второго — максимум с кулак, причем детский.

Примеры смарт-терминалов:

• Эвотор 7.2. одно из самых популярных решений на рынке. Скорость печати чека — до 75 мм/сек. Стоимость — от 12 тысяч рублей;

• Атол 91Ф. Печатает чуть медленнее — до 50 мм/сек. Цена — от 8700 рублей.

3. Фискальный регистратор плюс устройство ввода/вывода. Нечто среднее между первым и вторым вариантами. Разница с POS-системой в том, что все нужно купить отдельно: фискальный регистратор, устройство ввода/вывода и вспомогательное оборудование. Теоретически, так тоже можно собрать полноценную ПОС-систему, однако это обойдется намного дороже, чем покупать готовое решение. Существенный минус данного варианта — необходимо дополнительно оплатить программное обеспечение. Фискальный регистратор — не самостоятельное устройство — нужен девайс для ввода данных. В качестве такового может выступать компьютер, ноутбук, а также смартфон или планшет. Для работы на все это нужно ставить специальные программы — естественно, не бесплатные. Плюс решения — это самый бюджетный вариант. Простенький фискальный регистратор обойдется менее, чем в 10 тысяч рублей, а ноутбук или смартфон есть у каждого — покупать их, возможно и не придется.

Примеры фискальных регистраторов:

• Атол 30Ф. Лента 58 миллиметров, скорость печати чека — 50 мм/сек. Цена — 9000 рублей;

• АТОЛ Fprint 22Ф. Лента 80 мм, скорость печати — 200 мм/сек. Цена — от 23 100 рублей.

Переносные (мобильные) онлайн-кассы

А что делать, если работать приходится «в полях», например, на курьерской доставке, такси или выездной торговле? Здесь на помощь придет мобильный кассовый аппарат. Таких устройств на рынке тоже пруд пруди — каждый производитель предлагает свое решение.

Что отличает переносное устройство от стационарного? Это возможность автономной работы — без электричества, проводного интернета и прочих радостей жизни. Для этого устройство оснащено мощной аккумуляторной батареей и слотом для сим-карты мобильного оператора. Емкости аккумулятора может хватать на несколько дней работы без дополнительной подзарядки. Соединение с сетью интернет — по протоколам 2G или 3G. Это влечет за собой существенный минус — теперь придется оплачивать счета от сотового оператора. Они предлагают специальные тарифы для онлайн-касс, стоимостью около 100 рублей в месяц.

Для удобства переноски мобильные онлайн-кассы имеют небольшие размеры и вес. Некоторые модели легко умещаются в сумке или даже кармане. Продвинутые модели оборудованы встроенной защитой корпуса от попадания пыли и влаги — с такой штукой можно работать в любых условиях.

Примеры мобильных касс:

• АТОЛ 90Ф. Аккумулятор на 16 часов работы, подключение к сети интернет — по 2G или Wi-Fi. Цена — от 9000 рублей;

• Yarus C2100. Батарея работает без подзарядки целый день, есть возможность приема банковских карт. Соединение с интернетом — 2g или 3g. Цена — 28 тысяч рублей;

• Меркурий 185Ф. 30 часов без подзарядки, соединение с сетью — 2G или Wi-Fi. Стоимость «Меркурия» — 9 500 рублей.

Онлайн-кассы для вендинговых автоматов

Для тех, кто не в курсе: вендинговые автоматы — это устройства по продаже товаров без участия продавца. В таких продается кофе, чай, шоколадные батончики, чипсы и прочая мелочевка. По закону об онлайн-кассах (Федеральный закон № 54-ФЗ) теперь и торговые автоматы должны выдавать покупателю кассовый чек.

Отсюда вытекают особенности кассовых аппаратов для вендинга. Устройство должно быть интегрировано с системой управления самого торгового автомата — как физически, так и по программному обеспечению. Сама онлайн-касса крепится внутри корпуса торговой машины и соединяется с его мозгами. При совершении покупки они дают команду кассе, и та печатает чек.

Касса для торгового автомата — это простая коробочка с проводами. Никаких тебе экранов, кнопок и прочей дребедени. Установить устройство под силу только профессионалам — самому с такой задачей не справиться. Нужно разбирать сам торговый аппарат, крепить там кассу и полностью менять всю прошивку. К каждому автомату для вендинга кассу еще нужно подобрать — не все модели подходят для конкретных устройств.

Онлайн-кассы для интернет-магазинов

А вот на этом типе контрольно-кассовой техники мы остановимся подробно и разберем все досконально. Оказывается, кассовый аппарат можно не только купить, но и … скачать. Никакого вам железа, коробочек, проводов и экранов — все чисто виртуальное. Именно такие устройства лучше всего подойдут для дистанционной торговли.

В этом случае онлайн-касса — это просто облачный сервис. При этом ему доступен весь стандартный функционал стационарной кассы. Зачем такая штука нужна интернет-магазину? Давайте разбираться. Специфика электронной торговли в том, что клиент делает все покупки в онлайн-режиме, а самое главное — в режиме 24 на 7, 364 дней в году. Буквально это значит, что вы должны посадить за кассовый аппарат продавца-кассира, который будет сидеть на своем рабочем месте круглосуточно.

Конечно, так не пойдет. При таком подходе кассиров нужно как минимум 3 человека, которые будут менять друг друга каждую смену. Это очень невыгодно, ведь всем им надо платить заработную плату. И даже если все получится, продавцы все равно могут не успевать справляться с наплывом покупателей, когда ежесекундно требуется пробивать несколько чеков, да еще и проверять, поступила ли оплата на расчетный счет.

Очевидно, что все это дело нужно максимально автоматизировать. Нужно устройство, которое будет делать эту работу без непосредственного участия человека. Больше того: это устройство должно быть интегрировано с сайтом интернет-магазина, платежной системой и расчетным счетом. Таким устройством и является облачная виртуальная касса. Точнее даже не устройством — по сути это просто компьютерная программа с облачным хранилищем данных.

Расскажем вкратце, как работает эта система. Клиент оплачивает покупку при помощи одной из платежных систем. Допустим, это будет банковская карта. После того, как деньги поступили на ваш расчетный счет, оплата считается произведенной. У вас есть несколько минут для того, чтобы отправить покупателю электронную копию кассового чека.

Далее платежная система передает данные кассовому аппарату о том, что средства поступили на банковский счет. После этого онлайн-касса отправляет покупателю цифровую версию чека через оператора фискальных данных. Все это происходит моментально и автоматически — без какого-либо вмешательства человека. Одновременно с передачей чека клиенту онлайн-касса отсылает такой же документ оператору фискальных данных. Отсюда чек могут получить и налоговики. По сути, продавец-кассир вам больше не нужен вообще.

Виртуальных касс можно подключить сколько угодно — по одной на каждый интернет-магазин, если таковых у вас несколько. При большом объеме продаж одного интернет-магазина также может понадобиться не одна, а несколько онлайн-касс. Считается это просто: номинальная производительность кассы — 500 транзакций в сутки. То есть, если через вашу платежную систему проходит от 500 до 1000 платежей, то нужно две кассы, если от 1000 до 1500 — три и так далее.

С типом онлайн-кассы определились. Идем в магазин за покупкой

Где купить онлайн-кассу — та еще дилемма. Ими сейчас не торгует разве что ленивый — все хотят заработать денег на этой теме. Однако лучше покупать кассовый аппарат в специализированной компании, предметно занимающейся именно этим вопросом. Здесь можно пойти несколькими путями:

1. Покупка в торговой фирме. На рынке есть несколько крупных игроков, занимающихся автоматизацией бизнеса. Не связывайтесь с мелкими фирмами — потеряете время и деньги. Если у крупных организаций техника всегда в наличии на складе, то у небольших — все привозят под заказ и очень не быстро. Прибавьте к этому завышенные расценки и слабую техническую поддержку — и станет ясно, почему лучше обратиться к серьезным поставщикам. При хорошем раскладе на все про все может уйти один рабочий день — и это вместе с установкой, подключением и обучением персонала. Одни из лидеров в этой сфере — такие компании, как «ЕКАМ» и «Первый Бит».

2. Покупка у оператора фискальных данных. Слышали о таком? Если не слышали — сообщаем. ОФД предоставляет вам облачный сервис для хранения и обработки кассовых чеков. Они отправляются в налоговую службу не напрямую, а через сервер оператора. Таких операторов сейчас в России 21, все они включены в специальный реестр ФНС. Так вот, операторы фискальных данных тоже продают онлайн-кассы. Причем с готовым договором на обслуживание и — внимание! регистрацией в налоговой. Некоторые ОФД уверяют, что их устройство достаточно включить в розетку — и можно начинать продажи. Минус покупки кассы у оператора — ограниченное количество моделей. Как правило, их две-три и не факт, что они вам подойдут.

3. Покупка у банка. Да, банки тоже продают онлайн-кассы. Причем часто на выгодных условиях — в рассрочку, со скидкой или вообще дают в аренду. Поинтересуйтесь у менеджера, что может предложить ваш банк — возможно, решение вас устроит. Минусы покупки кассы у банка — растянутые сроки поставки оборудования, не всегда оперативная и всесторонняя техническая поддержка, отсутствие обучения персонала приемам работы с контрольно-кассовым оборудованием.

4. Покупка кассы б/у. Неплохой вариант для тех, кто привык экономить. К сожалению, бизнесов в России сейчас закрывается больше, чем открывается. Торговое оборудование нужно куда-то пристраивать, вот и появляются на Авито и других сайтах объявления по продаже онлайн-касс. Цены, по сравнению с новыми, могут отличаться в разы. При этом есть шанс купить вполне себе живой аппарат — нужно только быть внимательным, как, собственно и при покупке любых вещей, бывших в употреблении. Иногда можно встретить предложение взять кассу в аренду. Воспользоваться им или нет — дело ваше, но не нужно забывать, что аренда стоит денег, которые можно потратить на покупку собственного устройства.

Особенности покупки онлайн-кассы для интернет-магазина

Если вы решили купить для дистанционных продаж обычную «живую» кассу, то вам подойдет один из вышеперечисленных вариантов. А вот если выбор пал на виртуальный кассовый аппарат, подход будет принципиально иным. Да и цены будут отличаться. Касса в этом случае не является вашей собственностью, скорее речь пойдет об аренде. Значит, придется периодически оплачивать абонентскую плату.

Итак, как технически выглядит подключение облачной кассы. У различных операторов этой услуги процесс может отличаться, но общий алгоритм примерно одинаков. Он состоит из нескольких этапов.

1. Регистрация на сайте поставщика услуги. Процесс стандартный и ничем не отличается от регистрации на любом другом сайте. Понадобится адрес электронной почты и, в некоторых случаях, номер вашего телефона. Нужно ввести e-mail, придумать логин с паролем, после чего на электронный адрес придет код подтверждения регистрации. После этого можно входить в личный кабинет.

2. Ввод учредительных данных об индивидуальном предпринимателе или юридическом лице. Обычно достаточно указать фамилию, имя и отчество или ИНН, после чего остальная информация автоматически подтянется из облачного хранилища — останется только найти себя в списке и утвердить данные. А вот банковские реквизиты нужно заносить в систему вручную. Если компаний несколько — поочередно вводите данные каждой из них.

3. Дальше нужно указать информацию об интернет-магазине. Заполняются данные о названии, сфере деятельности и другая информация. Каждый интернет-магазин, если их несколько, должен относиться к определенному ИП или ООО. После этого система формирует счет на оплату исходя из необходимого количества онлайн-касс.

4. После того, как счет будет оплачен, вам на почту и в личный кабинет придут данные, необходимые для постановки кассы на учет в налоговых органах. Вам останется зарегистрироваться на сайте ФНС и зарегистрировать там онлайн-кассу. Многие компании, предоставляющие облачную ККТ в аренду, регистрируют кассовый аппарат за вас. Налоговая служба присвоит кассе индивидуальный номер — РНМ.

5. Теперь можно активировать онлайн-кассу. Для этого надо ввести РНМ и фискализировать услугу.

6. Интеграция облачной кассы с сайтом, платежной системой и другими сервисами. Большинство сервисов легко коннектится с любыми сайтами и их дополнениями. К тому же, специалисты по настройке касс обычно помогают в вопросе интеграций и настроек.

Сколько стоит аренда кассы для интернет-магазина

Рассмотрим несколько популярных вариантов.

Касса от «Счетмаш онлайн». Стоимость аренды зависит от масштабов бизнеса. Предложение состоит из 3 основных тарифных планов:

• стартовый. Стоимость — 390 рублей в месяц плюс 0,9% от оборота кассы;
• выгодный — от 1400 рублей в месяц. Цена с учетом скидки при единовременной оплате 15 месяцев обслуживания;
• основной. Цена обслуживания — 1800 рублей в месяц.

Касса от 1С — Рарус. Базовый тариф здесь один — аренда онлайн-кассы за 2000 рублей в месяц. Обслуживание у оператора фискальных данных — бесплатно.

Онлайн-касса от «ЕКАМ». Ежемесячный платеж — от 800 рублей. Правда, здесь вам придется приобрести оборудование за отдельную плату.

Мы надеемся, что теперь вы легко сориентируетесь в выборе онлайн-кассы для бизнеса. Удачи!

Источник